Saiba aqui tudo sobre a criação e envio da ata condominial da maneira certa!
Índice
Criação e envio da ata condominial: conheça tudo sobre o assunto aqui!
Entender como deve ser criado e enviado o documento chamado ata condominial é essencial para qualquer síndico ou administrador de condomínio. Por isso, se torna importante discutir bem o assunto. Leia tudo sobre ele em nosso artigo.
A criação e envio da ata condominial é algo muito importante e que qualquer condomínio deve fazer ao realizar uma reunião.
Afinal, é durante esse período que muitas decisões são tomadas e todas elas devem ser registradas da maneira certa.
A ata condominial, portanto, é um documento essencial para registrar todos os presentes no momento de uma assembleia e toda a discussão que ocorre.
Ela serve, então, para dar uma maior segurança para todas as pessoas que estavam participando da assembleia e garantir que tudo o que foi discutido vai ser cumprido.
Se não for feita da maneira certa, deixando de fora alguns elementos, a ata pode acabar sendo impugnada, tornando, então, muito importante saber como fazê-la da maneira certa.
Sendo assim, um dos pontos mais essenciais para o responsável pelas assembleias, no caso o síndico, é fazer corretamente a ata.
O objetivo desse artigo, portanto, é mostrar tudo o que é preciso saber sobre a ata condominial, tanto a sua criação quanto o seu envio.
Com as informações que serão mostradas aqui, você vai poder compreender exatamente como proceder sempre que for preciso fazê-la.
Acompanhe agora!
O que é uma assembleia geral?
As atas condominiais surgem a partir da necessidade de registrar tudo aquilo que é discutido em uma assembleia geral.
Mas o que é exatamente uma assembleia geral de condomínio?
As reuniões ou assembleias de condomínios são aquelas convocadas para se realizar a discussão a respeito dos assuntos condominiais.
Essas reuniões podem ser de dois tipos: ordinárias ou extraordinárias.
As assembleias ordinárias tratam-se daquelas que acontecem de forma obrigatória anualmente, onde são discutidos assuntos fixos.
É o caso da prestação de contas aos condôminos, que precisa ser feita sempre, além da aprovação do orçamento para esse novo período e, ainda, a respeito da substituição de síndico.
Além dessas assembleias obrigatórias, há, ainda, a possibilidade de que as assembleias sejam extraordinárias.
E o que elas seriam? O que muda em relação às ordinárias?
As assembleias extraordinárias são aquelas convocadas pelo síndico com o objetivo de discutir determinados assuntos bem específicos.
Esses assuntos surgem como demandas provenientes da convivência dos moradores no condomínio.
Seja qual for o tipo de assembleia a ser realizada, a ata condominial se faz extremamente importante e é um item totalmente obrigatório.
Uma assembleia só terá validade, na verdade, se a ata condominial for criada, pois ela tem a forma de um instrumento validador.
Esse instrumento ajuda a validar todas as ações do síndico, além de ser uma prova de eventuais discussões que venham a ocorrer.
Tudo isso serve para mostrar como é importante conhecer bem a respeito da criação e envio da ata condominial.
O que é a ata condominial?
Como dito, a ata condominial é um documento essencial para fazer o registro de todas aquelas pessoas presentes em uma assembleia.
Ela registra, também, toda a discussão que ocorreu dentro da assembleia de condomínio, dando, assim, uma maior segurança a todos os participantes.
Isso porque, com a ata, é possível garantir que aquilo que se discutiu dentro da assembleia do condomínio vai ser cumprido posteriormente.
A ata, então, serve como um resumo e registro do que houve em assembleia, mas para ser válida é preciso que ela siga diversas regras, que a tornarão legal.
As regras que precisam ser seguidas na criação da ata de condomínio estão definidas na convenção do condomínio.
Essa ata deve sempre ser consultada quando o tema for as decisões condominiais.
A ata pode ser feita à mão?
Uma dúvida muito comum, por parte dos síndicos, na hora de fazer a criação e envio da ata condominial diz respeito a se ela pode ser feita à mão.
Não há qualquer regra que defina a obrigatoriedade da ata condominial ser feita por digitação ou impedindo-a de ser criada à mão.
Na verdade, não há qualquer regra em relação a qualquer formato específico que precise ser seguido sobre a criação e envio da ata condominial.
Entretanto, se ela for feita à mão, é recomendado que a digitalização e que a guarda virtual seja realizada, além do armazenamento em nuvem.
Isso vai garantir que o responsável não corra o risco de perder o documento, no caso de um pen drive ou de uma mídia desaparecer, por exemplo.
Seja como for, ela deverá ser assinada sempre pelo presidente da mesa da assembleia condominial, bem como pelo secretário e anexada diretamente ao livro de atas.
A ata condominial deve ser aprovada e registrada?
Mais uma dúvida bastante comum a respeito da ata condominial por parte dos síndicos é sobre se ela precisa ser aprovada e registrada.
Como já mencionado anteriormente, não existe qualquer lei ou norma que especifique a respeito do tema, sobre a aprovação e o registro da ata.
Entretanto, em relação ao tema da aprovação da ata, o normal e que é praticado pelos condomínios em geral, é que todo documento seja aprovado. Mesmo no caso daquelas atas que servem apenas para registrar os fatos que aconteceram na assembleia.
Sobre essa aprovação, ela pode ser realizada de duas maneiras distintas, e é mais do que essencial conhecer sobre cada uma.
A primeira é quando a aprovação deve acontecer na própria assembleia, através da assinatura de cada condômino participante. Esses condôminos devem, também, aguardar a lavratura da ata e esperar que o documento seja lido depois de finalizada a reunião.
A outra possibilidade diz respeito à aprovação da ata condominial na assembleia seguinte.
Caso essa seja a escolha, o documento precisa ser lido e depois ratificado logo quando começar a próxima reunião condominial.
Em determinadas convenções, existe uma previsão de que a ata vai estar aprovada tacitamente em uma situação específica. Essa situação acontece quando a ata é enviada aos condôminos e não há qualquer manifestação contrária ao teor dela dentro de um prazo estipulado em convenção.
E em relação ao registro?
Assim como acontece com a aprovação, não há nada em lei que diga que o registro é obrigatório.
Por outro lado, há a possibilidade de que a convenção do condomínio determine que uma, algumas ou todas as atas precisem ser sempre registradas.
Mas como assim não todas e apenas algumas?
A convenção pode estipular que as atas que servem para atestar decisões e que sejam válidas contra terceiros sejam sempre registradas.
É o caso, por exemplo, da ata criada na eleição de síndico, que sempre deve ser devidamente registrada para trazer maior segurança a todos.
O mais indicado, na verdade, é que todas as atas condominiais sejam registradas, independente do seu conteúdo.
Isso ajudará a permitir que no caso de haver danos, perda ou extravio do livro de atas, seja sempre possível estar recompondo todas elas através desse registro.
Atas não registradas possuem validade?
Como dito, não há a obrigatoriedade de que as atas sejam registradas, mas sem registro, elas ainda possuem validade?
Sim, justamente por não haver obrigatoriedade quanto ao registro, todas as atas são válidas, mesmo aquelas não registradas.
Para que isso aconteça, entretanto, é preciso que todas as decisões que foram aprovadas na assembleia sempre aconteçam obedecendo as regras.
Ou seja, é preciso que os quóruns e que os procedimentos legais sejam obedecidos para a ata condominial ter o valor legal perante os condomínios.
Explicada essa parte da criação e envio da ata condominial, fica uma outra questão: qual deve ser o conteúdo desse documento?
Ata de condomínio: saiba qual deve ser seu conteúdo
Para falar sobre qual deve ser o conteúdo da ata de condomínio, é preciso, também, explicar bem a respeito do assunto.
A ata condominial, como já foi explicado, é um resumo de todos aqueles assuntos que já foram abordados e depois discutidos dentro da assembleia de condomínio.
Além da necessidade de colocar todo esse conteúdo na ata, ainda há a necessidade de que ela obedeça alguns requisitos formais.
E quais seriam esses?
Há alguns pontos que precisam estar dentro da criação e envio da ata condominial, que são:
- a data, o horário e o local onde a assembleia aconteceu, além do nome do prédio/edifício/condomínio;
- o tipo de assembleia, se ordinária mensal, ordinária anual ou se extraordinária;
- os itens que foram discutidos, nesse caso, tudo de maneira bastante específica, além da deliberação a respeito de cada um deles;
- o registro de todos os assuntos discutidos e as colocações feitas por cada condômino que estava presente, tudo de maneira bem sucinta
- a assinatura de todos aqueles que estavam presentes, do Secretário e também do Presidente da Mesa, o que vai auxiliar na comprovação de que o quórum, que é exigido, foi obedecido;
- a lista de presença, contendo o nome completo de todos os presentes, e a unidade onde moram (no caso da unidade ou apartamento, isso pode ser facultativo, porém é importante por trazer maior segurança jurídica para a ata).
É essencial que na hora da criação e envio da ata condominial, se tenha em mente que esse documento precisa ser extremamente claro e objetivo.
Aliás, para que seja bem mais fácil compreender esse documento, é muito importante que o andamento da assembleia seja totalmente respeitado.
Isso quer dizer que a sequência dos acontecimentos da assembleia devem ser sempre registrados dessa forma.
Assim, quem lê a ata vai compreender o que aconteceu em cada momento e em qual ordem.
Criação e envio da ata condominial: qual é o destino da ata?
Finalizada a assembleia do condomínio, deve-se enviar pelo menos uma cópia da ata condominial para cada um dos moradores.
A verdade é que não há nenhum tipo de previsão a respeito do prazo para se fazer a destinação desta ata, mas em geral se adota um prazo de 8 dias.
Esse prazo, inclusive, é previsto em diversas convenções de condomínios, além da necessidade ou não de se fazer o registro da ata em cartório.
No caso do seu condomínio exigir isso, é importante fazer esse registro, mas se a situação não exigir, a ata vai ter valor legal direto.
Ainda em relação à destinação da ata, é essencial que ela obedeça a todos os princípios de transparência para manter uma maior confiança entre o síndico e os condôminos.
Mas e se a convenção do condomínio for omissa quanto ao prazo de envio do documento?
Nessa situação, o mais indicado é que você obedeça sempre o prazo que for estipulado pela antiga lei chamada Lei de Condomínios.
Há um outro ponto importante a ser tratado sobre o assunto, que é o fato de todas as atas serem guardadas, pelo menos, por cinco anos no Livro de Atas.
Além disso, todos os documentos devem sempre estar em posse do próprio condomínio ou da administradora dele, evitando problemas futuros.
Contábil Pirituba: somos especialistas em contabilidade para condomínios!
A ata condominial é um tema de extrema importância para qualquer condomínio e que pode fazer uma grande diferença na forma como o local é administrado e na relação entre síndico e moradores.
Dessa forma, seguir os passos corretos para a criação e envio da ata condominial é mais do que essencial para qualquer condomínio.
Conte com o auxílio de um profissional que entende do assunto! Isso trará mais organização, transparência e tranquilidade para o seu condomínio.
A Contábil Pirituba dispõe de uma equipe altamente qualificada e experiente em contabilidade para condomínios. Nossos profissionais auxiliarão na prestação de contas e demais obrigações, dando todo o suporte necessário para deixar síndicos e moradores despreocupados.
Então não perca mais tempo e entre em contato conosco agora mesmo. A tranquilidade e organização financeira do seu condomínio estão a um contato de distância!
