Controle de gastos: como torná-lo efetivo?
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Veja 8 passos efetivos para realizar um controle de gastos em sua empresa
Realize uma gestão correta e segura dos gastos obtidos em sua rotina para evitar maiores transtornos financeiros. Confira como dominar as finanças seguramente!
A prosperidade de qualquer negócio depende de uma gama de variáveis estratégicas e práticas.
A otimização do fluxo de caixa e a manutenção do capital de giro em níveis seguros são tão significativas quanto a busca consistente pelo controle de custos, que deve fazer parte da agenda da equipe executiva.
É um dos instrumentos de gestão monetária que pode ser benéfico para a empresa em termos de atingir seus objetivos, tais como melhorar os resultados e a rentabilidade, se feito corretamente.
Neste artigo, analisaremos mais de perto a importância do controle de despesas e a quais estratégias as micro, pequenas e médias empresas devem aderir a fim de diminuir suas despesas de maneira competente.
Portanto, continue conosco e entenda melhor como realizar um controle de gastos adequado para a gestão de sua empresa!
O que significa o controle de gastos?
A gestão dos fundos e ativos de uma empresa é o que se conhece como controle de gastos.
Essa abordagem utiliza estratégias que analisam, investigam e regulam os fatores resultantes na retirada de dinheiro da oferta de caixa de uma empresa.
Devido à crescente concorrência no mercado, que envolve empresários, advogados, dentistas, engenheiros, arquitetos e afins, as empresas têm sido afetadas.
Como resultado, o controle das despesas tornou-se uma tática necessária para que estes empresários possam acompanhar a longo prazo — isso porque há muitas vantagens em controlar as despesas quando feito de maneira sábia.
Quais os benefícios dessa gestão em sua empresa?
O planejamento financeiro das empresas exige que o controle de despesas seja incorporado ao processo.
Isso envolve examinar todas as despesas incorridas durante um determinado período, a fim de obter uma visão de cada uma delas.
Através dessa análise, é possível encontrar maneiras de reduzir ou eliminar custos, o que pode trazer uma série de vantagens para a organização. Estas vantagens incluem:
- Ter uma compreensão completa do movimento monetário, reconhecendo como o dinheiro está entrando e, especialmente, quais são as despesas necessárias, que precisam ser pagas;
- Descobrir quais despesas podem ser administradas de forma mais eficaz para frear mais perda de dinheiro;
- Ter os detalhes corretos em relação às finanças permite organizar corretamente o orçamento da empresa, o que, por sua vez, permite que se concentrem nas partes do negócio que exigem mais recursos para poder estar à frente da concorrência;
- Quando os gerentes têm uma compreensão completa de como se comportam suas despesas, isso lhes dá uma vantagem em termos de tomar decisões, permitindo-lhes ser mais autoritários em seu papel de administrar o negócio;
- Nossa planilha gratuita fará com que seja fácil monitorar essas informações regularmente, seja diária, semanal ou mensalmente.
Leia mais sobre assuntos relacionados ao controle de gastos nos artigos abaixo:
Como tornar o controle de gastos de seu negócio mais efetivo?
Para manter a eficiência de custos é necessário considerar ambos os componentes do controle de gastos:
- Método: Implementar táticas que produzam os resultados desejados em relação ao conhecimento sobre os custos incorridos pela organização;
- Disciplina: Agarrar que a diminuição dos custos pode ser uma tarefa trabalhosa, mas é obrigatório salvaguardar a estabilidade financeira da empresa.
Se você quiser racionalizar os gastos de sua empresa, então as seguintes medidas podem ser tomadas para facilitar este objetivo. Dê uma olhada!
Separe contas pessoais das empresariais
Para que qualquer planejamento empresarial seja bem-sucedido, há uma regra fundamental a ser seguida — não misturar contas.
A mistura de contas é um erro óbvio e grave que pode colocar a empresa em problemas financeiros consideráveis. Isto se deve ao fato de as despesas serem misturadas, dificultando dizer a partir dos extratos bancários se as entradas de débito são para custos privados ou custos associados com as operações da organização.
Como resultado, é impossível saber como cada despesa está afetando o resultado financeiro e como ela pode ser melhorada.
Classifique as despesas de sua empresa
Uma vez considerado o aviso, é hora de compreender os tipos de custos que estão drenando os recursos da empresa.
Uma abordagem sensata é começar com o básico e distinguir entre custos fixos e variáveis, examinando cada um deles para ver se seu valor pode ser diminuído ou mesmo excluído.
Por exemplo, avaliar se as contas de uso podem ser minimizadas, negociar com os credores para reduzir os juros sobre os pagamentos de dívidas existentes, conversar com os fornecedores para renegociar preços e datas de pagamento.
Além disso, possibilita consultar um contador para explorar potenciais estratégias de otimização fiscal e outras medidas que poderiam ajudar a aumentar os lucros.
É importante lembrar que cada divisão da organização deve, e deve, contribuir para a redução de custos.
Defina claramente os processos
Para a redução de custos rumo a um modelo mais eficiente seja bem sucedida, os gerentes de todos os departamentos precisam ser engajados e os funcionários precisam trabalhar em conjunto.
Para isso, devem ser criados processos organizacionais e operacionais para garantir a economia e o controle contínuo dos custos, ao mesmo tempo, em que se permite que a empresa realize suas operações.
Busque envolvimento de toda a sua equipe
Os empregadores devem ser honestos com seus funcionários quando se trata de sua estratégia e devem permitir que eles façam propostas que ajudem a reduzir os custos no local de trabalho.
Esse tipo de envolvimento pode ser vantajoso para a empresa, desde que seja feito de uma forma que não cause preocupação indevida com a estabilidade financeira do negócio.
Deve ficar claro que os esforços feitos para regular os custos e minimizar as despesas são regulares em qualquer organização, e os ganhos serão compartilhados entre todos que trabalham lá.
Determine metas e objetivos realistas
A controle de gastos é algo que deve ser feito constantemente, para melhorar o processo em geral.
Por essa razão, é importante estabelecer metas mensais de economia realizáveis, para ser possível conquistar os objetivos.
Fortaleça o capital de giro
Durante os períodos do mês em que a quantidade de dinheiro que sai da empresa é maior do que a quantidade que entra, é essencial que seja dada prioridade máxima aos recursos que mantêm a empresa em funcionamento.
Manter um olho atento nos gastos ajudará a garantir que a empresa continue a fazer negócios sem nenhuma interrupção.
Também é importante tentar organizar as datas em que o dinheiro entra e sai, de modo que qualquer falta de fundos seja tão curta quanto possível.
Conte com uma reserva emergencial
As vantagens de uma boa gestão fiscal também podem ser usadas para colocar de lado uma reserva financeira que pode ser de ajuda se o negócio enfrentar uma crise.
Essa reserva deve ser equivalente a três a seis vezes o montante do capital das operações diárias, o que dará à organização tempo suficiente para se reorganizar.
Utilize recursos tecnológicos para auxiliar no controle de gastos
As organizações que pretendem ter um controle rigoroso sobre seus gastos podem ganhar muito com a implementação de software empresarial conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning).
Essas aplicações, tipicamente armazenadas na nuvem, são utilizadas para atividades fiscais e gerenciais através da informatização de uma sequência de tarefas, normalmente completadas à mão.
Desta forma, elas contribuem para impulsionar a supervisão das finanças em geral, para garantir que os resultados e a rentabilidade sejam otimizados.
Qual a importância de terceirizar o departamento financeiro?
Numerosas empresas colocaram recursos para subcontratar sua divisão relacionada ao dinheiro.
Isso se deve ao fato de que, com as administrações dadas por uma empresa de contabilidade qualificada, as formas de trabalho são melhoradas, levando a uma expansão na capacidade de criar de forma ainda mais proficiente, aumentando também a diminuição das despesas com representantes e áreas de trabalho.
A Contábil Pirituba é uma empresa especializada em dar completa ajuda para a coordenação de divisões em pequenas, médias e grandes organizações, nos mais variados fragmentos.
O grupo, encarregado da terceirização do departamento financeiro, tem uma eficiência extraordinária e trabalha conforme o cliente, estabelecendo uma estrutura dos sistemas e a partir disso arranja incluindo a parte relacionada ao dinheiro do cliente, desta forma melhorando as atividades da organização como um todo.
São diversas as vantagens de contar com um serviço terceirizado de departamento financeiro. Dentre os principais, destacamos:
- Administração tributária;
- Conciliação de caixa;
- Gerenciamento financeiro;
- Relatórios de controles;
- Rotinas de contas a pagar e receber;
- Tesouraria.
A Contábil Pirituba, especialista na prestação de serviços terceirizados do departamento financeiro, trabalha honesta e abertamente, proporcionando a seus clientes uma sensação de segurança.
A comunicação é sempre mantida, com um relatório detalhado fornecido para cada trabalho realizado.
O pessoal de outsourcing do departamento financeiro do cliente visita regularmente a organização e é mantido atualizado com as ferramentas mais avançadas disponíveis.
Relatórios e gerenciamento de ativos são fornecidos aos clientes, dando-lhes a capacidade de gerenciar seus negócios de forma mais eficaz com a ajuda de dados precisos.
O setor financeiro é, sem dúvida, a parte mais importante para qualquer organização.
Como resultado, é essencial escolher uma empresa de contabilidade para terceirizar o departamento financeiro, confiável e tem um histórico no campo. A equipe de assessores deve estar comprometida e ter um profundo conhecimento do domínio.
A empresa escolhida será responsável por cuidar das finanças do negócio, portanto, deve ser selecionada com cautela.
Ao contar com a Contábil Pirituba para terceirizar as finanças de sua empresa, garantirá que as informações sejam organizadas sistematicamente para fornecer uma visão geral da empresa.
Prestamos nossos serviços com rapidez e abertura, sempre conforme o cliente.
Conte com a equipe da Contábil Pirituba e tenha maior tranquilidade
Oferecemos serviços a clientes de uma ampla gama de setores, incluindo comércio, indústria, serviços, condomínios, organizações religiosas, e outras áreas.
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