Rotinas De Contas A Pagar E A Receber Entenda Como Fazer Da Forma Correta Blog - Contabilidade Em Pirituba | Contábil Pirituba

Rotinas de contas a pagar e a receber: saiba mais

Rotinas de contas a pagar e a receber

Aqui você consegue ter acesso às informações que vão ajudar você a ter controle sobre as contas a pagar e a receber da sua empresa. Aproveite todas as dicas!

Um erro muito comum entre os empresários e pequenos negócios principalmente é ter um descontrole na rotina  de contas a pagar e a receber.

Ao perceber que ele está acontecendo, é preciso pensar em soluções imediatas para resolver o problema. 

No entanto, muitas empresas precisam de orientações para conseguir alcançar esse objetivo  e chegar a um ponto de equilíbrio.

Quer saber mais sobre esse assunto continue conosco e aproveite todas as nossas dicas.

As contas  a receber e como se organizar  

As contas a receber devem ter o mesmo cuidado que as contas a pagar, afinal você só paga algumas contas se você receber outras.

Muitos fazem confusão nesse momento de gestão, geralmente a atenção é voltada para as contas a pagar e as contas a receber vão ficando de lado, sendo que é uma das mais importantes para o seu negócio.

O dinheiro precisa entrar para manter o negócio em movimento sem passar por dificuldades financeiras  com dinheiro para receber.

Uma dica para você gestor é fazer uma separação dos seus recebimentos, uma sugestão é ter uma planilha para o seu caixa para registrar todas as movimentações.

E outra planilha para a conta corrente do seu negócio, nela deve ser registrado tudo o que você recebe, todas as vendas ou pagamentos feitos por seus clientes.

É muito interessante ter uma planilha para anotar a rotina de contas a pagar e a receber. 

Quando  falamos em planilha, sabemos que é uma ferramenta muito usada para manter dados organizados e claros.

Mas existem muitos outros sistemas financeiros e o investimento para obter um sistema financeiro é bem baixo e vale muito para a organização da sua empresa.

Sendo ressaltado também que um sistema financeiro vem com funcionalidades que vão ajudar muito na rotina de contas a pagar e a receber da sua empresa.

Principalmente ajudaria com datas,  para que você gestor tenha esse controle e não deixe de receber valores que poderiam agregar muito em algum momento, especialmente nas crises financeiras  

Dicas de rotinas de contas a pagar e a receber

Uma dica importante seria fazer com que seus recebimentos e pagamentos fiquem em movimentos fazendo uso de checagem periódica para não perder o controle. 

É importante que você ao fechar seu caixa no final do dia cheque todas as entradas e saídas diariamente. 

Isso vai dar a você segurança porque pode conhecer como está a saúde financeira do seu negócio e se prevenir.

E com toda certeza se prevenir de imprevistos sabendo os próximos gastos, as próximas despesas e os próximos recebimentos já é um aliado e tanto para evitar dificuldades futuras.

Para todas essas informações é interessante fazer um check-list diário para saber se está tudo certo com que entrou e se esperava e o que saiu.

Setor de gestão de contas a pagar e a receber

Existe um setor no departamento financeiro chamado setor de gestão de contas, ele é responsável por fazer esse trabalho de controle de contas.

O caixa é vital para a sobrevivência da sua empresa  e é preciso muito cuidado com essa área da empresa para que fique sempre com boa saúde financeira,  e não venha perder o controle entrando em dívidas.

Seria muito interessante olhar para esta questão de rotina de contas a pagar e a receber como uma forma de estratégia para ser utilizada nas empresas e evitar muito desgaste.

Veja como forma de estratégia para proteger a saúde financeira da empresa e para isso temos algumas dicas:

  • Quanto sua empresa receberá na próxima semana ? Se você sabe responder quer dizer que você tem feito acompanhamento da sua empresa e sabe como ela está se desenvolvendo.
  • Quais são as contas a serem pagas esse mês? Estando ciente desta informação, você se organiza e não atrasa pagando juros e multas às vezes até abusivas.
  • quem está devendo para você ? Muitas vezes você tem mais para receber do que o próprio faturamento do mês na empresa e por isso é de extrema importância fazer esse acompanhamento periodicamente.
  • E para quem você está devendo? Perder a credibilidade jamais como empresa mantenha seus interesses sempre em dia deixando seus fornecedores sempre disponíveis.

Você deve entender o porquê devemos fazer esse controle e saber diferenciar entre pagar e receber.

Tendo em vista a necessidade de se ter uma estrutura correta para conseguir chegar a esse controle.

Você consegue controlar as contas a pagar e a receber identificando todas as obrigações de um período e também as contas que ainda não foram pagas. 

Essa é uma forma de não permitir que aconteçam atrasos, é muito importante mantê-las em dia.

Se perder o controle das contas a pagar e a receber procure por ele novamente

Veja o que acontece se você não tem o controle das suas finanças, às vezes temos a solução conosco mas por falta de conhecimento não agimos de maneira correta. 

Por exemplo, você pode ter muitos recebimentos para entrar e estar com a empresa no vermelho, mas por não saber agir acaba não utilizando esse benefício que já é seu.

Sendo assim, se você tem recebimentos de clientes inadimplentes para receber tentando entrar em um acordo esse dinheiro poderia vir para seu caixa, mas se você não tem esse controle muitas vezes isso passa despercebido.

Contudo se você possui dívidas em vez de receber  a melhor opção é colocá- las em dia para evitar aborrecimentos e negativação o que seria um transtorno para sua empresa.

Esse controle se torna importante para evitar futuramente essas duas situações: primeiro elas dificultam o crescimento da empresa e dificultam principalmente o capital de giro da sua empresa.

Um ponto importante a ressaltar seria que a rotina de contas a pagar e receber não vem de planejamento financeiro eles são totalmente diferentes.

Pois contas a pagar e a receber tem visão de curto prazo e precisa ser atualizado constantemente.

Os dois são extremamente importantes para a empresa e devem existir implantados na empresa para trazer suporte e organização.

Veja algumas dicas

  1. Faça o lançamento sempre com detalhes, pois sabendo os detalhes sobre aquele lançamento você saberá lá na frente qual foi o motivo exato desse lançamento e para que ele foi lançado naquele dia e se estava com algum atraso ou não.
  2. Prazos para revisar seus dados de contas a pagar e contas a receber  que se torne prático e com revisão atualizada a cada 6 meses e depois 12 meses. 
  3. Estime valores mesmo não sabendo valores exatos você sendo gestor da empresa sabe mais ou menos quanto vai gastar em alguns gastos fixos e outros que não são fixos mas são mensais.
  4. Utilize valores valores médios, faça uma média de quanto vai gastar   no mês estipulando uma média prevista.

Controlar as finanças da empresa traz benefícios tanto para você quanto para o crescimento da sua empresa.

É muito importante pensar no futuro, de como ela vai estar daqui a alguns meses se você implantar a rotina de contas a pagar e a receber e fazer sempre todo processo  para que tenha um bom andamento.

As fases da empresa são importantes e se você está no início de abertura e ainda está se acostumando com tantas necessidades que surgem pelo caminho, fique tranquilo sempre tem alguém para ajudar.

Por isso, se surgir dúvidas busque sempre informações com seu contador, dessa forma a organização financeira terá informações equilibradas no seu ritmo financeiro.

Contas a pagar 

Vamos analisar alguns pontos sobre as contas a pagar. Em primeiro lugar é importante você, gestor da empresa,  estabelecer uma única pessoa para essa tarefa tão importante e necessária.

Ter alguém responsável por este setor e lançamento dessas contas a pagar com a atividade de requisição de compras contribuiu para ter melhor controle. 

Para isso, a pessoa responsável por essa função vai cuidar deste ponto, lançando as informações básicas do que foi gasto, sabendo datas valores para lançar junto no sistema.

É de grande importância anexar o recibo ou nota fiscal grampeada junto com a requisição ou se for digital anexar uma foto da nota fiscal para manter o controle.

Todos esses dados são necessários para que no futuro você possa colher  dados para saber seu fluxo de caixa, vai ajudar a saber o momento de pagar algo que foi comprado mês passado.

Fazendo uso da requisição e guardando todos esses dados você já se enquadra em um grupo que tem o controle de rotina de contas a pagar e a receber.

Claro que com a coleta de dados e registro de atividades o gestor consegue manter o controle. 

Pois,  estará por dentro da rotina diária da empresa trabalhando com estratégia para se manter nesta posição saudável na empresa.

Mas aqueles gestores que encontram dificuldades para caminhar e não buscam ajuda, acabam passando por grandes dificuldades por não ter o contrato da empresa e nem para suas finanças.

Um título a pagar

Buscar a melhoria usando as ferramentas disponíveis sempre vai ser útil para o crescimento da empresa. 

Acredite! Quando o gestor sabe o que a pagar e a receber, consegue ter uma visão ampliada do seu negócio.  

Sendo que as contas a pagar é uma área dentro do departamento financeiro que gerencia todos os gastos de uma empresa com:

  • água;
  • luz;
  • condomínio;
  • funcionários;
  • reforma;
  • fornecedores, entre outros. 

Essas informações são muito importantes para os administradores de uma empresa. 

Ele consegue saber de forma rápida tudo que já foi  pago  e o que ainda vai precisar ser pago por sua empresa,  para que não acabe atrasando nada e pagando juros e multas desnecessárias.

Toda vez que você comprar algo de seu fornecedor e emitir uma nota fiscal você inclui essa nota no sistema, nesse caso o uso do RP é bastante comum e assim gera um título a pagar.

Então, lembrando que toda vez que você tiver um título a pagar, é preciso ter uma equipe para  cuidar desse pagamento, até que ele seja efetivado. 

Caso contrário, a tendência é que as empresas se percam nos pagamentos das suas contas, tornando a gestão cada dia mais pesada. 

Pode acontecer da situação se agravar  e levar ao encerramento das atividades. 

Veja algumas formas de endividar sua empresa: 

  1. Alguns empresários compram por impulsos na vida empresarial, isso acontece algumas vezes devido aos estímulos externos, sendo assim, é preciso manter o controle para evitar despesas desnecessárias. .
  2. Comprar sem planejamento. É importante fazer um plano de gastos anual para reforma e reposição, mas não pode ser sem planejamento.
  3. Alguns compram sabendo que não podem pagar naquele momento, mas mesmo assim aumentam as dívidas que já tem.
  4. Negociar mal. Esse é um problema quando se negocia com preços ruins  e com parcelas que não cabem no orçamento da empresa.
  5. Excesso de otimismo com muitas projeções positivas mas sem cautela. Confiam que vai  pagar com as próximas vendas e elas não acontecem, o que aumenta as chances de endividamento. 
  6. Controles sem registro. Alguns empresários acreditam que conseguem guardar tudo na memória,  mas o certo é colocar tudo no sistema e deixar guardado lá.  Depois analisar se as informações resultam em saldo positivo,  e assim ter maior liberdade para efetuar compras. 

Além disso, cultivar um sistema de contas a pagar sem anotações faz você se atrapalhar, e muitas vezes gasta, mesmo estando no vermelho, interferindo assim na sua rotina de contas a pagar e receber .

São erros de um gestor que acaba gastando mais do que pode e não tem como pagar as contas. 

Nós, da Pirituba, podemos dar o auxílio que você precisa para ter uma gestão ainda mais eficiente!

Mas você pode mudar esse cenário! Basta procurar ajuda de profissionais.

Esse setor nas empresas é de grande valia, fazendo um trabalho de controle e ajudando os gestores e administradores a tomarem decisões nos momentos certos. 

Com eficiência, o gestor tem dados e planilhas para se basear, podendo trabalhar com estratégia e planejamento. 

Sendo assim, ficamos por aqui e convidamos você para saber como nós, da Pirituba, vamos ajudar a simplificar e otimizar sua gestão; para isso, basta clicar aqui.

Ter controle sobre as contas a pagar e a receber da sua empresa

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